In Humans S.R.L. abbiamo introdotto la nostra Policy Whistleblowing con l’obiettivo di stabilire le linee guida per segnalare situazioni relative a:

• Comportamenti, atti od omissioni che arrecano danno all’interesse pubblico o minano l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, come definito dal Decreto Legislativo 24/2023.

Incitiamo ogni membro della nostra comunità a vigilare attentamente e a segnalare tempestivamente comportamenti che ritengono scorretti o inaccettabili. Questo approccio ci consente di porre immediatamente fine a tali comportamenti e di intraprendere azioni appropriate nei confronti degli autori.

La nostra policy disciplina ogni fase del processo di segnalazione, comprese:

L’effettuazione della segnalazione.
La ricezione della segnalazione e la sua successiva presa in carico.
La gestione complessiva della segnalazione.
La presa di decisioni sulla segnalazione stessa.

L’implementazione di un sistema di Whistleblowing riflette il nostro impegno nel realizzare il principio n. 16 dell’UN Global Compact, dedicato a “Pace, Giustizia e Istituzioni Solide”. Ciò evidenzia la nostra determinazione a promuovere comportamenti etici, responsabilità e trasparenza all’interno della nostra organizzazione, contribuendo così alla costruzione di un ambiente di lavoro sano e conforme agli standard globali.

La seguente policy si applica ai seguenti soggetti:

• Coloro che intrattengono con Humans S.R.L. – a prescindere dalla retribuzione – un rapporto di lavoro dipendente, di consulenza, di collaborazione, di fornitura, di volontariato o di tirocinio.
• Coloro che si candidano o intendono candidarsi, dipendenti in prova o ex dipendenti.
• Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo e vigilanza o rappresentanza.

Tali soggetti saranno denominati Creator.

La seguente Policy si applica alle segnalazioni delle violazioni previste dal Decreto Whistleblowing, ossia:

1. Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali.
2. Condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli organizzativi.
3. Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali (appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi).
4. Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE tutelati ai sensi dell’art. 325 TFUE.
5. Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’art. 26, par. 2, TFUE, comprese le violazioni delle norme UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché di imposte sulle società.
6. Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’UE nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5).

Inoltre, la Policy si applica anche per le segnalazioni di comportamenti, atti od omissioni che rappresentano o possono rappresentare violazioni del codice morale di Humans S.R.L. e delle relative policy aziendali.

La segnalazione consiste nella comunicazione dei comportamenti illeciti specificati nell’art. 2.1, attraverso la piattaforma specificamente predisposta da Humans S.R.L. e raggiungibile al seguente link, rinvenibile anche sul sito aziendale https://humans.tech/ .

La piattaforma può essere utilizzata sia per effettuare segnalazioni ai sensi del Decreto Whistleblowing che per segnalare violazioni del codice morale e delle policy interne. Chi segnala potrà scegliere tra le categorie a disposizione a seconda dell’illecito che si intende segnalare. Contestualmente, dovrà descrivere la situazione oggetto di segnalazione e potrà allegare foto o altri documenti a sostegno della stessa.

La segnalazione può avvenire anche in forma vocale, registrando un messaggio audio. La segnalazione può avvenire in forma confidenziale o anonima. Se si sceglie la forma confidenziale l’identità di chi segnala sarà nota solo al personale incaricato di gestire la segnalazione e apparirà anonima e confidenziale agli altri durante il trattamento della stessa.

L’identità non sarà divulgata ad altri all’interno dell’organizzazione senza il consenso dell’interessato e il consenso alla trasparenza sull’identità sarà richiesto solo se è necessario per l’elaborazione interna della segnalazione.

Se si sceglie di segnalare in forma anonima, l’anonimato viene garantito nel modo che segue:

• Se si decide di effettuare la segnalazione per iscritto, è sufficiente selezionare la casella relativa all’anonimato e non vengono richiesti dati quali il nome e il cognome; la mail, inoltre, non verrà mostrata al soggetto che gestisce la segnalazione.
• Se si decide di effettuare la segnalazione in forma orale, è possibile scegliere l’anonimato e la voce viene modificata in modo da non essere riconoscibile.

Una volta effettuata la segnalazione, viene fornito un codice, che è fondamentale per poter seguire il corso della segnalazione e per poter eventualmente comunicare con chi gestisce la segnalazione. Inoltre, è fondamentale custodire la password personale scelta.

Le segnalazioni, sia che riguardino gli illeciti previsti dal Decreto Whistleblowing che le violazioni delle policy aziendali, devono:

• Essere effettuate in buona fede.
• Essere basate su dettagli chiari e concordanti.
• Riguardare fatti che si possono verificare e che si conoscono direttamente.
• Contenere, se conosciute, tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori della condotta potenzialmente illecita.

Chi segnala deve effettuare segnalazioni sulla base della convinzione che quanto si afferma è vero, indipendentemente dal fatto che quanto riferito trovi poi riscontro negli approfondimenti che seguono.

Pertanto, segnalazioni manifestamente infondate, opportunistiche o effettuate al solo scopo di danneggiare il soggetto segnalato o soggetti comunque interessati alla segnalazione non vengono prese in considerazione e possono comportare azioni dinanzi all’Autorità Giudiziaria competente ed eventualmente l’irrogazione di sanzioni da parte di quest’ultima.

Per le segnalazioni che rientrano nell’ambito di applicazione del Decreto Whistleblowing (elencate al punto 2.1 della presente policy) sono disponibili ulteriori canali e specifiche tutele a protezione e favore di chi effettua la segnalazione.

Ai sensi del Decreto Whistleblowing chi segnala può utilizzare anche il canale esterno di segnalazione nei seguenti casi:

• Se ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito.
• Se ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione.
• Se ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Il canale esterno è istituito dall’ANAC e si trova al seguente link: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/.

Chi segnala può inoltre effettuare una divulgazione pubblica dell’illecito rilevante ai sensi del Decreto Whistleblowing se:

• Ha già effettuato una segnalazione interna ed esterna o ha effettuato una segnalazione esterna direttamente, senza che gli sia stato dato riscontro entro i termini stabiliti.
• Ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
• Ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che la persona che ha ricevuto la segnalazione possa essere collusa con chi ha commesso la violazione o sia coinvolto nella violazione stessa.

Con divulgazione pubblica si intende rendere di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni tramite la stampa, i mezzi elettronici o altri mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (ad esempio TV, social network etc.).

Chi segnala non può subire ritorsioni per aver fatto una segnalazione, ossia, a titolo esemplificativo:

• Licenziamento, sospensione (anche dalla formazione) o misure equivalenti.
• Demansionamento (retrocessione) o mancata promozione.
• Mutamento di mansioni, trasferimento, riduzione stipendio, modifiche all’orario di lavoro.
• Note di merito negative.
• Referenze negative.
• Misure disciplinari.
• Coercizione, intimidazioni, molestie o ostracismo.
• Discriminazioni o qualsiasi trattamento sfavorevole.
• Mancata conversione o mancato rinnovo di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato (in caso di legittima aspettativa alla conversione).
• Mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine.
• Danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi.
• Inserimento in black list.
• Conclusione anticipata o annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi.
• Annullamento di una licenza o di un permesso.
• Richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Nel caso in cui venga realizzato un atto che rappresenta una ritorsione, tale atto è da considerare nullo. Chi ha effettuato la segnalazione deve rivolgersi all’ANAC che può avvalersi anche dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro. Per ottenere la dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi, è necessario rivolgersi all’Autorità Giudiziaria.

Il Decreto Whistleblowing prevede a tutela di chi segnala anche delle misure di sostegno, ossia forme di informazioni, assistenza e consulenza a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

È istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono a coloro che segnalano misure di sostegno. L’elenco può essere consultato a questo link: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing#p3.

Il Decreto Whistleblowing prevede specifiche misure di tutela per il soggetto segnalato, garantendo la riservatezza della sua identità e di coloro coinvolti fino alla conclusione dei procedimenti derivanti dalla segnalazione stessa. Tale protezione permane sino alla chiusura della segnalazione.

In linea con questo principio, Humans S.R.L. ha deciso di estendere queste garanzie anche al soggetto segnalato per violazioni diverse da quelle contemplate dal Decreto Whistleblowing, quali ad esempio le violazioni delle policy interne connesse.

In ogni circostanza, Humans S.R.L. assicura al soggetto segnalato il diritto di essere tempestivamente informato sulle accuse e su eventuali provvedimenti disciplinari intrapresi nei suoi confronti, nonché il diritto di esercitare la sua difesa.

A seconda della categoria in cui rientra la segnalazione, quest’ultima potrà essere gestita dal Team HR (nel seguito “team gestore della segnalazione”), garantendo la riservatezza e la protezione dei dati. Il team gestore della segnalazione, quindi, ai sensi del Decreto Whistleblowing, dà conferma entro 7 giorni lavorativi a chi ha effettuato la segnalazione della ricezione della stessa e della sua presa in carico.

Il team gestore della segnalazione potrebbe avere necessità di svolgere approfondimenti, se la segnalazione è critica, e quindi di chiedere specificazioni a chi segnala: in questo caso, utilizzando la chat interna alla piattaforma può comunicare, se lo desidera, mantenendo l’anonimato.

A seguito della valutazione, il team gestore della segnalazione può ritenere che la segnalazione non sia rilevante o non sia procedibile. La segnalazione non è procedibile in questi casi:

• Mancanza di prove.
• Casi manifestamente infondati.
• Casi relativi a comportamenti o fatti che non costituiscono violazione del Decreto Whistleblowing o delle policy aziendali.

Nell’ipotesi di irrilevanza o improcedibilità della segnalazione, il team gestore della segnalazione comunica l’esito a chi ha effettuato la segnalazione.

Se, invece, la segnalazione è ritenuta rilevante, è possibile che il team gestore della segnalazione effettui approfondimenti, coinvolgendo le funzioni aziendali interessate.

Inoltre, se ritenuto necessario o opportuno, è possibile che il team gestore della segnalazione:

• Contatti la persona che ha effettuato la segnalazione, chiedendo chiarimenti o di fornire documenti e/o altre prove.
• Senta e contatti altri soggetti eventualmente coinvolti o informati.
• 
Di tutte le attività svolte in fase di approfondimento e istruttoria, vengono redatti verbali e viene tenuta traccia.

Al termine dell’analisi approfondita, il team responsabile della gestione della segnalazione redige una relazione in cui vengono riassunte le attività svolte e la valutazione conclusiva. Nel caso in cui la segnalazione risulti infondata, viene archiviata, e chi ha segnalato ne viene informato dell’esito.

Se, invece, emerge che la segnalazione è stata presentata in malafede, il team responsabile della gestione della segnalazione informa il team HR per l’adozione dei provvedimenti necessari, conformemente alla legge vigente e al Contratto Collettivo di Lavoro.

Inoltre, qualora sussistano le condizioni, il team gestore della segnalazione può comunicare l’accaduto all’Autorità Giudiziaria competente.

Nel caso in cui la segnalazione risulti fondata, il team gestore della segnalazione comunica la situazione al team HR e al Board, i quali prendono le decisioni necessarie, rispettando la normativa vigente e il Contratto Collettivo di Lavoro.

In situazioni in cui si presume che gli illeciti riscontrati costituiscano reati, illeciti civili, contabili o amministrativi, il team gestore della segnalazione può anche informare l’Autorità Giudiziaria competente. La decisione sulla segnalazione viene presa entro un periodo di 3 mesi, in conformità con i tempi stabiliti dal Decreto Whistleblowing.

Il Team HR elabora, semestralmente, un report sintetico delle segnalazioni ricevute e lo presenta al Board e al Collegio Sindacale.

Questo report include i risultati delle segnalazioni, le motivazioni sottostanti, l’indicazione se si tratta di segnalazioni ai sensi del Decreto Whistleblowing o per violazioni delle Policy, insieme agli eventuali provvedimenti adottati.

Humans S.R.L. ha l’intenzione di offrire una formazione a tutti i membri del Team riguardo al Decreto Whistleblowing e alle segnalazioni in generale. L’obiettivo è assicurare che ogni Creator acquisisca consapevolezza sulle modalità, gli scopi e l’importanza di segnalare comportamenti illeciti

Il nostro Team HR documenta ogni segnalazione e ne mantiene un registro dettagliato all’interno del Registro delle Segnalazioni, il quale è stato appositamente istituito in formato elettronico all’interno della nostra piattaforma dedicata alle segnalazioni. Tutta la documentazione correlata viene conservata nel pieno rispetto delle normative sulla privacy.

Per garantire la massima tutela dei dati personali, vengono raccolti e conservati solamente quelli strettamente necessari per il trattamento di una specifica segnalazione. I dati personali che chiaramente non sono rilevanti per tale trattamento non vengono raccolti né conservati.

I dati personali eventualmente forniti durante il processo di segnalazione vengono conservati per il periodo di tempo indispensabile alla gestione della segnalazione e alla verifica della sua fondatezza. In ogni caso, tale periodo non supera mai un anno dall’archiviazione della segnalazione, al termine del quale i dati vengono cancellati.

Qualora si instauri un procedimento disciplinare e/o giudiziario in seguito alla segnalazione, i dati possono essere conservati per l’intera durata del procedimento e ulteriori 10 anni successivi alla sua conclusione.

Al momento dell’inoltro della segnalazione, il segnalante è tenuto a prendere visione dell’Informativa sulla privacy e a fornire il proprio consenso al trattamento dei dati.

Questo processo garantisce trasparenza e consapevolezza riguardo alla gestione dei dati personali nell’ambito del nostro sistema di Whistleblowing.

La nostra politica e la relativa piattaforma di whistleblowing sono soggette a revisioni periodiche per assicurare un costante allineamento alle normative vigenti, nonché per adattarsi alle esigenze operative e all’esperienza accumulata nel tempo.